Copie d’acte notarié : quand est-elle exigée ?

Pour conclure une transaction immobilière, on a souvent recours à des démarches délicates et juridiquement encadrées. L’une de ces formalités consiste à la rédaction puis à la signature d’un acte notarié et authentique. Il s’agit d’un document d’une grande importance qui vient finaliser et certifier par exemple la transaction effectuée entre l’acquéreur et le vendeur. Il a une grande valeur juridique et est rédigé par un notaire.

Il sert de protection pour les signataires, sert de preuve et dispose d’une force exécutoire tout comme une décision judiciaire. Dans certains cas de force majeure, il est cependant possible d’en faire une copie et de l’utiliser au même titre que l’original. Nous vous apporterons toutes les informations nécessaires et utiles sur l’acte notarié ainsi que sa copie.

Qu’est-ce qu’un acte notarié ?

Un acte notarié est encore appelé acte notarial ou acte authentique notarié. Il s’agit d’un document juridique rédigé ou reçu par un notaire et signé par ce dernier. Le notaire est un officier public qui dispose des compétences adéquates pour faire appliquer la loi lors de la rédaction de ce document. À la fin de leur formation, les notaires sont nommés par le ministre de la Justice.

Ce dernier les investit d’une délégation de puissance publique. Il est considéré comme impartial, neutre et désintéressé. Lorsque le notaire signe l’acte notarié et que le sceau de l’État y est apposé, alors ce document devient complètement authentique. Il bénéficie de ce fait d’une véritable valeur juridique. C’est la raison pour laquelle le notaire prend grand soin à vérifier la conformité du contenu de l’acte notarial puisqu’il s’en porte garant. Ce type de document peut en effet être demandé lors de diverses démarches administratives.

utilité acte notarié

Informations contenues dans un acte notarié

Plusieurs pages forment un acte notarié. Celui-ci informe sur l’identité des parties impliquées, la description des biens qui font l’objet de l’acte. On y retrouve aussi toutes les clauses qui devront être mises en application à cet égard. Ainsi, cet acte se compose de trois parties principales :

  • un protocole initial : c’est un préambule qui récite le nom et le titulature du notaire instrumentant puis la formule de comparution,
  • le corps : il s’agit du texte intégral qui renferme l’exposé et le dispositif d’un constat ou d’un accord. Il peut aussi s’agir d’une déclaration de volonté,
  • l’eschatocole ou le protocole final : il clôture en annonçant les responsables de l’acte ainsi que le lieu, la date et les signatures des parties.

En plus de la rédaction de l’acte notarié, le notaire tient parallèlement un ensemble de dossiers de client qui ne possèdent aucune valeur en dehors de son cadre de travail. De ce fait, il est vivement conseillé de déposer ces dossiers aux archives.

Les différentes formes d’actes notariés

Il existe divers types d’actes notariés qui sont réalisés. On distingue les actes familiaux et ceux concernant la propriété. Les actes familiaux regroupent l’arrangement de famille, un codicille, une curatelle, une exécution testamentaire, un inventaire après décès, un legs, une licitation, la notoriété, les testaments, la succession, la donation, etc.

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Pour les actes concernant la propriété, on retrouve l’accord, l’acte de vente, l’apposition de scellés, le bail, la cession, la concession, le sous-bail, le compromis de vente, la quittance de loyer, le procès-verbal de vente d’un commissaire-priseur, le constat d’huissier, le démembrement, etc.

Comment faire la demande de copie d’acte notarié en ligne ?

Il est tout à fait possible d’obtenir une copie d’acte notarié ou titre de propriété en ligne après en avoir fait la demande. Avant tout, vous devez trouver le site sur lequel vous allez réaliser la demande d’obtention de copie. Pour ce faire, n’hésitez pas à demander des recommandations à vos proches. Comparez différents sites et vérifiez leurs certifications. Parcourez les commentaires et les avis des autres clients pour vous informer sur la qualité de services proposés par les plateformes.

Une fois le site trouvé, il vous sera alors demandé de remplir un formulaire avec les informations nécessaires. Pour cela, il vous faudra connaître le lieu ou la commune où se situe le bien immobilier pour lequel vous souhaitez demander l’acte. De plus, vous devez être en possession de la référence d’enliassement de l’acte et de sa date de publication.

Vous pouvez trouver la référence d’enliassement sur l’état hypothécaire. Il s’agit en effet d’une référence interne de la publicité foncière. La date de publication quant à elle désigne la date à laquelle l’acte a été publié aux Fichiers Immobiliers. Attention à ne surtout pas la confondre avec la date de signature de l’acte chez le notaire.

Si vous ne possédez pas ces références à votre niveau, le seul moyen de les obtenir est de demander d’abord un état hypothécaire sur lequel figureront ces informations. Certains sites proposent également des services permettant de les retrouver. Il vous suffit ensuite de saisir vos coordonnées puis de valider la commande pour compléter votre demande.

Les parties présentes lors de la signature de cet acte

Sur le plan juridique, l’acte notarial se distingue de l’acte rédigé sous seing privé. Ce dernier est écrit et signé par les parties impliquées en l’absence d’un notaire. Les signataires peuvent ensuite préférer le faire régulariser par n’importe quel officier public. Par contre, lors de la signature d’un acte notarié, les parties devant être présentes sont tout d’abord les signataires. Le notaire peut ainsi vérifier l’identité des parties et les pouvoirs dont ils sont dépositaires. Il s’assure également de leur capacité à acquérir leurs droits et à les exercer.

Il faut bien évidemment la présence du notaire lui-même. Il va donc s’assurer de l’approbation réelle et éclairée des signataires. Il va également les informer sur la portée juridique de leur contrat ainsi que sur les conséquences qu’entraine l’acte notarié.

Le notaire atteste de la régularité de l’acte notarié et de son bon équilibre. Il donne lecture de ce dernier en présence des signataires qui peuvent, à n’importe quel moment, le questionner sur un aspect du document ou lui demander conseil.

Quel est l’intérêt de l’acte notarié ?

L’acte notarié permet avant tout d’authentifier une transaction. Il sert donc parfaitement de garantie juridique solide. En ce qui concerne une transaction immobilière par exemple, il permet de clairement identifier qui est le propriétaire du bien après la vente, sans que le document ne puisse être remis en cause. On distingue donc trois principaux intérêts à l’acte notarial :

  • attribuer au dit acte la « date certaine » : de ce fait, la date de l’acte fait foi et devient incontestable,
  • bénéficier de la « force probante » : il constitue un niveau de preuve très élevé en vertu duquel le contenu de l’acte fait foi,
  • profiter de la « force exécutoire » : en d’autres termes, pas besoin de faire appel à un juge pour faire exécuter l’acte. Il est immédiatement exécutoire de plein droit, au même titre qu’une décision judiciaire. Prenons par exemple le cas où l’acheteur semble ne vouloir solder le montant défini dans l’acte notarié pour la transaction immobilière. Le vendeur peut faire valoir ses droits sans passer par un jugement au tribunal.
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Il est toujours possible de contester un acte notarié. Cependant, il faut dans ce cas lancer des procédures très complexes pour apporter l’inscription de faux. Ce terme désigne dans le jargon juridique une preuve permettant de vérifier qu’un acte authentique est un faux.

notaire signature acte notarié

Qu’est-ce qu’un titre de propriété ?

Le titre de propriété, encore appelé acte de propriété, est un document spécifique qui atteste qu’une personne est réellement le propriétaire d’un bien immobilier. Il peut s’agir d’un appartement, d’un terrain, d’un immeuble ou d’une maison. L’acte de propriété est une forme particulière d’acte notarié.

Il est délivré par un notaire et est indispensable lors de la vente ou de l’acquisition (par une donation, un achat ou une succession) d’un terrain. Le titre de propriété doit impérativement être remis au nouveau propriétaire 4 mois après la signature de l’acte. Ce dernier le conserve jalousement ou le remet à son tour lors de la vente du même terrain.

L’acte de propriété comporte certains éléments essentiels, pouvant renseigner aussi bien sur le bien immobilier que sur son propriétaire. Voici une liste de quelques éléments clés qu’on y retrouve :

  • l’état civil complet du propriétaire (son prénom, son nom, sa nationalité, son lieu et sa date de naissance, son adresse…),
  • la description détaillée du terrain,
  • le coût de la propriété (dans le cas d’une vente),
  • les références cadastrales du terrain,
  • l’existence éventuelle de servitudes : il s’agit du droit qu’à une tierce personne sur un bien immobilier,
  • les informations relatives aux précédents propriétaires,
  • les conditions d’acquisition du terrain (par une donation, une succession ou un achat),
  • le nom du notaire qui a rédigé l’acte ainsi que ses coordonnées,
  • la date, etc.

Une fois que l’acte de propriété est rédigé par le notaire, il en délivre une copie au propriétaire. Le document original est quant à lui conservé par le notaire. Il est appelé dans le jargon « la minute ». Ainsi, dans l’éventualité où le titre de propriété venait à être volé, perdu ou encore détruit, le propriétaire pourrait s’adresser au notaire pour en obtenir une nouvelle copie.

Quand peut-on avoir recours à une copie d’acte notarié ?

La copie d’un acte notarié est un document délivré aux parties impliquées dans l’affaire, aux héritiers ou à leurs ayants droit. Il est possible de l’avoir en version papier ou en version électronique. Il est également possible d’obtenir une copie d’acte notarié en ligne après en avoir fait la demande. Ce document est utile dans diverses circonstances.

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Pour attester de votre propriété

Avec une copie d’acte, vous pouvez aisément prouver que vous êtes le propriétaire d’un bien immobilier. Cet acte peut ainsi être très utile, si vous avez perdu le titre de propriété de votre bien et que vous souhaitez prouver votre propriété auprès de tiers.

Pour avoir des informations précises sur une transaction

La copie d’acte notarié permet également d’obtenir des informations précises sur une opération immobilière passée et ses procédés. Il fournit en effet des informations sur la valeur, la désignation du bien et les dispositions particulières.

Les autres éléments contenus dans cet acte sont l’identité des parties. Il est donc facile de connaître avec ce document les références cadastrales, les servitudes, la date de l’acte ainsi que le prix de l’achat ou encore de retrouver l’adresse des derniers propriétaires.

rédaction acte notarié

Suite au décès d’un parent

L’acte de notoriété lorsqu’il est rédigé, indique l’identité des héritiers ainsi que leurs droits dans la succession. Il prouve aux organismes dont dépend le défunt votre statut d’héritier. Ainsi, vous pourrez procéder à sa place aux formalités telles que débloquer ses comptes bancaires.

Il sera également possible d’ouvrir ses coffres s’il en possédait ou de faire changer le certificat d’immatriculation d’une voiture. De plus, ce document est obligatoire lorsqu’il s’agit d’une succession de plus de 5 000 euros.

Où demander une copie d’acte notarié ?

Dans le cas où vous avez perdu votre acte notarié, il est possible de demander sa copie au notaire qui a établi l’acte par écrit. En cas de refus de ce dernier, n’hésitez pas à émettre une requête auprès du président du tribunal de son département. Il pourra ainsi obliger le notaire à vous fournir la copie de l’acte.

Lorsque vous n’avez pas participé à la signature de l’acte, alors le notaire est dans l’incapacité de vous délivrer la copie du dit acte. Il en est de même lorsque vous n’êtes pas l’ayant droit ni un héritier. Si par contre l’acte est conservé aux archives nationales ou départementales, il vous faudra alors vous lancer dans une procédure pour l’obtention de la copie. Cette procédure varie en fonction du lieu d’installation du notaire ayant signé l’acte.

La procédure de copie ou de demande de renseignements varie en fonction de la date à laquelle l’acte a été transcrit dans les registres hypothécaires. Avec l’avancée de la technologie, il est possible d’obtenir plus facilement une copie d’acte notarié en ligne. Cela est rendu possible grâce à des sites qui réalisent les démarches hypothécaires pour vous.

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Qu’en est-il du délai d’obtention et du tarif ?

Ces paramètres ne sont pas fixes. Les délais varient en fonction du document demandé ou de la commune. En effet, pour une demande de copie d’acte de vente, les délais de traitement sont habituellement de 5 à 15 jours ouvrables. Le document vous sera ensuite envoyé par mail dès l’obtention au format PDF. Les prix quant à eux varient d’un site à l’autre. Les sites proposent en effet des packs qui donnent droit à divers services. Ils tiennent compte également des taxes et de leurs prestations.